情報収集と分析の結晶である提案書がついに完成しました！
せっかくなら、この提案書の中身をよく理解してもらいたいですよね。
メール添付して送付で終わり、ではなく、ぜひお客さまにご連絡して、ご説明にうかがいましょう！
イントロダクション
登場人物及び企業
スゴイロボット 株式会社
ロボットと制御ソフトウェアを開発するベンチャー企業。
飲食業界に配膳ロボットを販売する計画を立てている。
スゴイロボット（株）
営業部 営業一課 栄丸太郎
ロボットのベンチャーであるスゴイロボット社の営業担当。経験豊富な営業マン。
美食レストラン 株式会社
ファミリーレストラン業界のシェアNo1企業。全国にチェーン店舗を有する。スゴイロボット（株）が配膳ロボットの提案を試みようとしている。
美食レストラン（株）
設備部 店舗設備課 美味花子
美食レストラン本社で全国の設備整備を担当している。
メールやお問合せフォームから要件を伝える
配膳ロボットを作る会社である『スゴイロボット株式会社』の営業担当 栄丸さんが、
『美食レストラン株式会社』のホームページにあるお問合せ用のメールアドレスに、
商談を申し入れてみました。
TO：info@bishoku-restrant.XX.XX …①
CC：jiroueno@sugoi-robot.XX.XX …②
BCC：saburotonarino@sugoi-robot.XX.XX …③
件名：配膳ロボットのご紹介について …④
本文：
美食レストラン株式会社 ご担当者様 …⑤
初めてご連絡させていただきます。
スゴイロボット株式会社 栄丸太郎と申します。 …⑥
弊社では、飲食店様向けの配膳ロボットを開発いたしております。
ぜひ全国に多くの店舗を有する貴社にご提案させていただきたく、
ご連絡させていただきました。 …⑦
導入いただくことで、店舗運営の省力化やお客様満足度向上に
寄与するものと考えております。 …⑧
御都合の良い日程をいくつか頂戴できれば、
調整のうえ、貴社にご説明にお伺いしたく思っております。
ご検討のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。 …⑨
===========
スゴイロボット株式会社
営業部 営業１課 栄丸太郎
住所：〒160-00XX東京都新宿区〇〇
TEL：03-XXXX-XXXX/FAX：03-XXXX-XXXX
Mobile：050-XXXX-XXXX
eMail：taroeimaru@sugoi-robot.XX.XX …⑩
===========
①は、問合せ窓口として記載されているアドレスです。専用の「問い合わせフォーム」を用意している会社も多くあります。
②は、このメールのやりとりを一緒に見てほしい人、例えば上司の上野さんのアドレスを入れます。このアドレスは、相手からも見えます。
③は、こんなメールを飛ばしたからね、と知っておいてほしい人、例えば技術チームの隣野さんのアドレスを入れます。これは、相手からは見えません。
④は、題名です。これだけ見て、受け付けた社員の方が何の件のメールなのかをわかるようにしましょう。
⑤について、現時点では担当者がわかりませんのでこのような表現にするのが一般的です。
⑥お約束の、ご挨拶です。
⑦要点をシンプルに書きます。連絡した経緯も含めて、とにかく簡潔に！
⑧同じような提案をたくさん受けているかもしれないので、美食レストランにとってなぜ良いのかを一言いれるとよいでしょう。
⑨最後に、いくつか候補日をお願いすると良いでしょう。
その中から、提案書の準備などを踏まえて、栄丸さんや同行者の都合にも合う日を選ぶ方が良いです。
⑩これを署名といいます。栄丸さんの会社名や部署名、連絡先などを書いておきます。名刺の代わりにもなりますね。
電話でメールの内容を補足する
メールを送信してから1週間ほどたっても、返信がありません。
栄丸さんは、こちらもホームページに記載してあった問合せ先電話番号にかけてみました。
はい、美食レストランでございます。
栄丸
お世話になります。スゴイロボット営業部の栄丸と申します。
先週、御社のお問合せメールアドレスに、弊社の配膳ロボットのご提案に関するご連絡をさせて頂いておりました。大変恐縮ですがご迷惑でなければ、メールの補足をさせて頂きたく、ご担当者様におつなぎ頂けませんでしょうか。
承知いたしました。確認いたしますので少々お待ちください。
－保留－
美味
お電話代わりました、設備部の美味と申します。
栄丸
初めまして。スゴイロボット営業部の栄丸と申します。
弊社は各種のロボットを製造するメーカなのですが、配膳ロボットについてご提案させていただきたく、先週お問合せアドレスあてにメールさせて頂いておりました。
ご迷惑でなければ、ぜひご提案させて頂きたいのですが、ご検討頂けませんでしょうか…。
美味
メールですね。
（メールを探す）いま確認しました。読み飛ばしていたようで申し訳ありません。
弊社でもちょうど検討していたところですのでお話しお聞きしたく思います。
栄丸
それはよかったです！ご都合が良い日程をいくつか頂ければありがたいです。
美味
そうですね。関係者含めて確認します。お問合せ頂いたメールアドレスに返信しますね。
栄丸
ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。
お客さまから日程の候補が来る
電話でのやりとりの後、栄丸さんは、このようなメールを受け取りました。
FROM：hanakobimi@bishoku-restrant.XX.XX …①
TO：taroeimaru@sugoi-robot.XX.XX …②
CC：jiroueno@sugoi-robot.XX.XX,tsugikoumai@bishoku-restrant.XX.XX …③
BCC： …④
件名：Re:新製品のご紹介について …⑤
本文：
スゴイロボット株式会社 栄丸様 …⑥
いつもお世話になっております。
美食レストラン 美味です。…⑦
先日は、メールでのご案内とお電話ありがとうございました。
配膳ロボットのご提案ですが、ぜひお聞かせいただきたく、
以下の日程ではいかがでしょうか。
第一希望：10/9（月）10:00～11:00
第二希望：10/10（火）10:00～11:00 …⑧
場所はこちらになります。
https://bishoku-restrant.XX.XX/access.html …⑨
ご検討いただければ幸いです。 …⑩
★★★★★★★★★★★★
美食レストラン株式会社
設備部 店舗設備課 美味花子
住所：〒180-00XX東京都三鷹市〇〇
TEL：03-XXXX-XXXX/FAX：03-XXXX-XXXX
Mobile：050-XXXX-XXXX
eMail：hanakobimi@bishoku-restrant.XX.XX …⑪
★★★★★★★★★★★★
①は、送ってきてくれた美味さんのアドレスです。
②は、送り先であるあなたのアドレスです。
③について、あなたがCCに入れた上野さんに加えて、美味さんが美食レストランの旨井さんを追加しています。関係者に声をかけてくれたことがわかりますね。
④には、元々スゴイロボットの隣野さんを入れていましたが、自動的に消えています。これがBCCです。美味さんは隣野さんが入っていたことも知りません。
⑤は、栄丸さんが送ったメールの題名に「Re:」が自動的に追加されています。
⑥⑦について、会社名や名前が少し略した表現になっていますね。やりとりが増えてくるとこのような形になります。特に失礼はありません。
⑧候補日程が例示されていますね。興味を持ってもらえたということです。
⑨場所を示すリンクをつけてくれています。開くと、地図が出てきます。
⑩お約束の挨拶です。
⑪やはり署名がついています。ここに記載されている連絡先には、今後ご連絡しても問題ありません。
メールにて決定の連絡をする
美味さんの連絡を受けて、栄丸さんは10/9（月）10:00～11:00に訪問させて頂くことにしました。
お客さまの社内で質問事項をまとめておいてくれることを期待して、事前に提案資料もお送りすることにしました。
TO：hanakobimi@bishoku-restrant.XX.XX …①
CC：jiroueno@sugoi-robot.XX.XX,tsugikoumai@bishoku-restrant.XX.XX …②
BCC：saburotonarino@sugoi-robot.XX.XX …③
件名：Re:新製品のご紹介について
添付：配膳ロボット「ハイゼーン」ご提案書.pdf …④
本文：
美食レストラン 美味様 …⑤
スゴイロボット 栄丸太郎です。 …⑥
早速の調整、誠にありがとうございました。
頂いた候補の内、10/9（月）10:00～11:00
にて貴社にお伺いさせて頂きたく思っております。 …⑧
弊社側の出席者は二名を考えております。 …⑨
尚、ご説明当日に使用させて頂く資料を添付させて頂きます。 …⑩
それでは、当日どうぞよろしくお願いいたします。
===========
スゴイロボット株式会社
営業部 営業１課 栄丸太郎
住所：〒160-00XX東京都新宿区〇〇
TEL：03-XXXX-XXXX/FAX：03-XXXX-XXXX
Mobile：050-XXXX-XXXX
eMail：taroeimaru@sugoi-robot.XX.XX …⑩
===========
①②について、美味さんの送ってくれたメールへの「全員返信」でメールを作成すると、自動的にTO、CCにアドレスが入ります。美味さんがCCに入れた旨井さんを忘れないようにしましょう。
③技術チームの隣野さんもBCCに入れます。現地に一緒にいくなら、このタイミングでCCに入れなおしても良いです。
④は、資料の添付です。「提案書」など当日説明に使用する資料を添付することで、お客さまは事前に目を通すことができます。このときパワーポイントなどもpdfファイルにしておくことが重要です。資料を勝手に書き換えることができなくなるからです。
⑤⑥について、美味さんが略した宛名でメールを書いてきていたので、こちらも同じように略して書いています。
⑧候補日の中から、栄丸さんや隣野さんなど関係者の都合の良い時間帯を答えます。どの候補日も難しいときは、栄丸さんから候補を出し返すほうがよいでしょう。
⑨について、聞かれなくても出席予定の人数を伝えておきましょう。お客さまが選んだ会議室では入りきれないということにもなります。
⑩添付した資料の説明を一言必ずつけます。
解説とアドバイス
イメージできましたでしょうか。
ここに出てくるやりとりは、私の経験を踏まえており、かなりリアルな内容です。
順番にご説明しましょう。
新規コンタクトからアポイント確定までの流れ
新規のお客さまへのご連絡は、このような流れになるのが基本です。
- メールで要件を伝える
- 必要に応じ、電話でメールの内容を補足する
- お客さまから日程の連絡が来る
- メールで決定の連絡をする
多くの場合、メールを送付した後、数日で返信がありますが、何の反応もないときがあります。
1週間ほど経っても返事がなければ、電話にトライしてみましょう。
返事が来ないから、と簡単にあきらめてはいけません。
【難易度高】直接代表電話に電話するとき
いまは少なくなりましたが、まれに問い合わせ先が代表電話しかないことがあります。
この場合、何も工夫をしないと断られてしまう確率が高いです。
お客さまは日々、怪しげな勧誘も含めてたくさんの電話を受けており、うんざりしているケースもあります。
このような時、下記を留意することで突破しやすくなります。
- 最初に出た電話の人に、「怪しくない人だな」と思って頂けるようにする。
- 担当者につないでもらったら、10秒間で、話を聞くメリットがありそうだ、と思わせる。
１については、明るい声で、さわやかに挨拶するようにしましょう。電話を取った方がキーマンに取り次ぐ際、キーマンが「どんな感じの人だった？」と聞くことがあります。
２については、大企業であれば社名でなんとかなってしまうことが多いです。が、ベンチャーなどは「怪しい会社ではない」ことを理解して頂く必要があります。例えばこのようなやりとりです。
はい、不機嫌食堂開発部門です。
ご用件を手短にお願いできますか。
栄丸
初めまして！
スゴイロボット営業部の栄丸と申します。
弊社は、配膳ロボットを製造している国内メーカで、既に飲食業様への納入実績もございます。
店舗運営の省力化やお客様満足度向上に寄与すると考えており、ご迷惑でなければ、全国に店舗を持つ御社にご提案させていただきたいと思いご連絡させていただきました。
ああ、そうでしたか。
最近怪しげな勧誘電話が多く失礼しました。
まとめ
実際には、売り込みは受け付けていません！などという冷たい反応が返ってくることもしばしばあります。私もたくさん経験しました。
誰かもわからない人から突然連絡があれば、誰でも警戒しますよね。
まずは、こちらの都合だけを押し付けるのではなく、誠実に、相手の目線にたって会話を始めると良いと思います。
突破することで、最初のやりとりが笑い話になることもあります。
くじけずにどんどんチャレンジしてみてください。
次の記事では、お客さまを訪問しての打ち合わせの例をご紹介します。
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